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2023海南高企知识产权贯标流程常见的问题

来源：海南高企认定 浏览次数：602 日期：2023-05-12 11:39:29

一．知识产权贯标是不是做一次就够了，应该不需要每年都做吧？

答知识产权贯标实则是建立知识产权管理体系，其审核频次与质量体系等其他体系审核是一样的，每年都需要审核一次。初次审核又称初次认证，第二年和第三年的审核称为监督审核，经历过一次初次认证、两次监督审核后，若需要继续保持证书的话，需要进行再次认证。

二．什么是初次认证、监督审核认证，二者的区别在何处？

答初次认证是指初次拿到知识产权贯标认证证书的第一次认证，审核内容侧重于对标准符合性的全面审核。监督审核是指：第一次拿到证书后的第二年和第三年的审核，一般是审核体系运行情况和持续改进，抽查体系运行，因此审核人日数较初次认证少。监督审核时，抽查的审核部门数一般是初次审核的一半或以上部门数。

海南知识产权管理体系认证（知识产权贯标认证）主要分为三阶段认证：初次认证、监督审核、再认证。初次认证时，与认证公司签署的合同为三年合同，包括了初次认证及后两年的监督审核的相关合同条款。

例如，在2018年进行初次认证并获得认证机构的证书，2019年、2020年需要在同一机构进行监督审核认证，合格后会发送监督审核合格通知书。企业在2019年、2020年需要同时拥有认证证书与监督审核合格通知书，其知识产权管理工作才会被政府或其他组织认可。
需要注意的是，初次认证的机构与监督审核的机构是一致的，也就是说初次认证在A认证机构做的，那么两次监督审核也必须在A认证机构进行，除非在监督审核时换一家认证机构重新进行认证。初次认证费用一般是监督审核费用的两倍。因此需要谨慎选择认证机构。再认证审核与初次认证审核的材料一致，此时可以更换认证机构。

三．监督审核一般是什么时候进行？

答认证机构一般会在初次认证现场审核结束日期后的9个月左右发送邮件通知企业（比如2018年10月10日完成初次现场审核，认证机构一般会在2019年7月10日发出第一次监督审核通知，若第一次监督审核完成时间在2019年10月10日，则认证机构一般会在2020年7月10日发出第二次监督审核通知），邮件会发送到初次认证时提交认证申请材料的联系人邮箱中。
由于企业人员的流动性，因此企业务必注意，若初次认证申请的联系人发生了人事变动，除了交接日常工作外，知识产权体系审核的事情也务必要求其进行交接，避免由于人事变动，导致企业未能进行监督审核，造成证书失效。企业若未收到邮件，也可以在初次认证现场审核日期后的9个月左右打电话向认证机构咨询监督审核事宜。

四．提交监督审核申请需要哪些材料？

答监督审核申请材料主要包括《获取组织信息表》《证书变更申请表》以及最近一次的内审管评材料获取组织信息表：主要是记录公司在初次认证审核后发生哪些了变化，如公司名称的变更、营业执照的变更、体系文件的变更等。如果发生了变更，需要提供新的文件。
例如，体系文件发生了变更，应提供最新审批的体系文件版本给认证公司。营业执照发生变更，则需要重新提交一份新的营业执照；若未发生变更，则不需要提供新的营业执照。
证书变更申请表：主要是公司想在监督审核时扩大或者缩小其认证范围。需要指出的是，若在监督审核时提出扩大或缩小认证范围，合同有可能会重新签署（主要涉及审核人日数的变化），扩大认证范围可能会导致审核人日数变多，认证费用会相应地增加。
内审管评材料：与初次认证申请需要提交的内审管评证明材料一致。但是需要注意的是，有的客户直接修改前一年的内审管评材料上的时间，就作为此次监督审核提交的内审管评材料，这是完全不对的，可能会直接被认定为材料作假，因此提交监督审核的企业应充分准备内审管评材料。必要时，可邀请贯标辅导机构帮助进行内审管评。

五．监督审核时，审核老师审核什么内容？

答监督审核时，审核组前往企业审核的材料与初次认证审核时的材料基本是完全一致的，但是企业的许多运行记录材料是需要不断更新的，并不能直接把以前的运行记录材料作为现阶段的运行记录提供给审核老师查看。若企业对知识产权贯标还不熟悉，可以请贯标辅导机构帮助企业完善相关资料，更好地通过认证机构的监督审核。

六．监督审核的费用是多少？先提交材料还是先安排款项？

答监督审核的费用在初次认证签订的认证合同中有规定，在通知邮件的附件——《关于开展监督审核的通知》中也有说明。若公司组织体系未发生重大变更，与初次认证合同中规定的监审费用一致。认证公司在收到完整的材料和费用之后才会安排现场审核。如果公司的知识产权运行体系有变更，建议先提交材料，认证公司评估后，再安排款项也可以。若无变更，先安排款项。

七．材料和款项都满足后，审核组前往企业进行监督审核的时间是什么时候？

答在前往企业进行监督审核时，审核员会提前与企业联系，沟通监督审核现场审核事宜，一般会在去现场审核前的1～2周与企业进行联系。若审核老师未与企业进行联系，则说明审核时间暂时还未确定，需耐心等待。

八．企业什么时候能收到监督审核合格通知书？

答监督审核结束后，企业完成了不符合项整改，得到审核老师确认后，一般在一个月左右能够收到纸质的监督合格通知书。

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